Houd jij van timemanagement? Veel mensen denk dat ze ineens van alles moeten gaan doen als ze timemanagement willen toepassen. Ken je het gevoel dat je te weinig uren in de dag hebt om al je werk klaar te krijgen? Heb je teveel werk, of kun je efficiënter werken waardoor je meer voor elkaar krijgt in dezelfde tijd?
Gelukkig valt dat reuze mee. Het gaat er meer om dat je op een andere manier moet gaan werken.
Beslissingen
Veel ondernemers blijven steken op het moment dat ze beslissingen moeten nemen. Als ze niet direct een beslissing kunnen of durven te nemen, blijven ze veel nadenken en malen. Dit kost veel tijd. Je hoeft niet altijd over alles meteen een beslissing te nemen op het moment dat het op je afkomt.
Je kunt het beste alle keuzemogelijkheden verzamelen. Maak bijvoorbeeld in je Outlook een mapje aan, waar je alle mailtjes heen sleept waar je nog een beslissing over moet nemen. Één keer per dag behandel je deze map. Hierdoor word je niet meerdere keren per dag afgeleid om na te denken over beslissingen die je moet nemen. Hierdoor plan je de keuzes en beslissingen in waardoor je je tijd goed inregeld, timemanagement dus.
Routine
Leer jezelf routine aan. Koffiedrinken, bijvoorbeeld, kost geen denkwerk, omdat het routine is. Als jij zorgt dat andere werkzaamheden ook routine worden, zal dit je een hoop energie en tijd besparen en je op den duur net zo gemakkelijk afgaan als koffiedrinken. Zorg dat je je werk zoveel mogelijk makkelijk maakt voor jezelf. Maak sjablonen voor standaard brieven. Zorg ervoor dat je veel gebruikte programma’s op je bureaublad hebt staan. Maak jezelf de Office sneltoetsen eigen. Dit alles zorgt dat je sneller kunt werken, zodat je energie overhoudt voor het echte denkwerk. Ook dat is timemanagement!
Vaak gebeurt het dat je onder je werk afgeleid wordt door pop-ups van nieuwe e-mails. Zet dit daarom uit. Hierdoor word je niet afgeleid tijdens je werkzaamheden. Plan vaste momenten per dag in om je mailbox te legen, in plaats van dat de hele dag door te doen. Hierdoor werk je gestructureerd, word je minder afgeleid en houd je meer tijd over voor belangrijkere dingen.
Limiteer je tijd
Rond je taken af, blijf niet eindeloos werken aan bepaalde onderwerpen. Wist je dat je meestal zo lang doet over een opdracht als de tijd die je daarvoor beschikbaar hebt gekregen? Dat wil zeggen dat je een verslag in een half uur goedkeurt, als je daarvoor een half uur de tijd beschikbaar hebt gekregen. Ditzelfde verslag kan je ook goedkeuren in 20 minuten als dat de tijd is die je ervoor beschikbaar hebt gekregen. Zorg daarom voor een tijdslimiet. Hierdoor zal je efficiënter gaan werken, omdat je onder ‘tijdsdruk’ werkt. Plan bijvoorbeeld dat je twee keer per dag 1 uur lang je mailbox gaat legen.
Agenda
Zet alle terugkerende afspraken in je agenda. Hierdoor kan je er rekening mee houden in je planning. Zet alleen datum- en tijdgebonden zaken in je agenda. Het scheelt een hoop tijd en stress bij het inplannen als je in je volle agenda kijkt.
Het is makkelijker om met één blik in je agenda te weten waar je aan toe bent, dan dat je eerst alles bij langs moet om te kijken wat de ‘harde afspraken’ zijn.
Taken
Taken kun je beter niet in je agenda zetten zoals we net gezien hebben. Office Outlook kan je ideaal gebruiken om een takenlijst te maken. Er is software te downloaden die deze taken netjes op je bureaublad plaatsen. Ja, ook de ouderwetse post-its werken. Je hebt zo een to-do lijst, een takenlijst in Outlook, Hoe weet je dan wat nú echt belangrijk is? Houd één takenlijst bij en zorg ook dat al je taken daarop terecht komen. Dan weet je altijd precies waar je aan toe bent.
Focus
Probeer je te focussen op je werk. Zet programma’s zoals: Outlook, Skype en je telefoon uit. Hierdoor kun je niet afgeleid worden tijdens je werkzaamheden. Spreek met je collega’s af dat je het komende uur niet gestoord wilt worden, zodat je lekker door kunt werken. Een uur niet gestoord worden, doet wonderen voor je concentratie.
Ad-hoc werk
Houd rekening met ad-hoc werk en plan het in. Dit klinkt misschien raar; ad-hoc werk inplannen. Als je het druk hebt en je agenda volplant, kun je lastig ad-hoc werk aan. Zorg dus voor voldoende lucht in je agenda om in te springen op ad-hoc werk en het blussen van brandjes.
Acties concretiseren
Formuleer acties, geen to-do’s. Denk een paar seconden langer na, voordat je een taak op je lijst zet. Wat moet je doen of wat heb je ervoor nodig om de actie uit te voeren? Als je bijvoorbeeld een brief moet versturen naar Marieke, heb je een adres nodig. Als je deze niet hebt, zet dan op je actielijst dat je het adres van Marieke moet opzoeken.
Door zo concreet mogelijk te zijn in je formulering, verlaag je de drempel voor jezelf om die taak op te pakken. Het denkwerk is al gedaan, omdat je net even wat langer over de actie nadenkt.
Wachten
Leg een kladblok op je bureau of gebruik digitale stickynotes en schrijf alles op waar je op wacht. Bestellingen, vragen, antwoorden van collega’s op bepaalde mailtjes. Dit alles kan anders door je hoofd blijven malen. Als je het opschrijft, houd je overzicht en ben je het kwijt. Met een complete lijst weet je altijd precies of je nog ergens achteraan moet.
E-mail etiquette
Maak afspraken met je collega’s omtrent e-mailgebruik. Spreek met je collega’s af dat urgente afspraken afgesproken worden via de telefoon. Spreek ook af, dat als je naam bij CC staat, dit niet inhoud dat jij per se iets met de mail moet doen.
Werkonderhoud
Waar gewerkt wordt, moet georganiseerd worden. Neem elke week een uurtje om je agenda en je takenlijst en je kladblok door te nemen. Zijn er al dingen die afgerond zijn er verwijderd kunnen worden? Zie je acties of afspraken over het hoofd? Denk na over wat je de komende week wilt gaan doen. Als je precies weet waar je mee bezig gaat en wat je wilt gaan doen, geeft dat een hoop rust en overzicht.
Timemanagement
Timemanagement hoeft niet altijd moeilijk te zijn. Met een aantal tips en technieken omtrent timemanagement, kun je al flinke vooruitgang boeken om efficiënter te gaan werken. Een aantal jaar geleden was timemanagement niet in de picture, maar tegenwoordig lees je veel omtrent efficiënt werken.
Succes met het toepassen van deze timemanagement tips!